“Nouveautés Qualiopi en 2025”

Nouveautés Qualiopi 2025 : ce qui a changé depuis janvier et ce que les organismes doivent savoir

Depuis le début de l’année 2025, la certification Qualiopi continue d’évoluer pour renforcer la qualité des actions de formation, en particulier dans un contexte de contrôle accru des financements publics et d’attentes renforcées en matière de transparence, traçabilité et impact pédagogique. Retour sur les changements majeurs entrés en vigueur depuis janvier 2025 et sur ce qu’ils impliquent concrètement pour les organismes de formation.

1. Des audits de surveillance plus rigoureux et ciblés

Depuis le début de 2025, les audits de surveillance sont devenus plus exigeants. Les auditeurs portent une attention particulière à certains indicateurs clés :

• Indicateur 4 : Personnalisation des parcours
  
   → Il ne suffit plus de mentionner une adaptation aux besoins : les organismes doivent documenter précisément les ajustements réalisés (supports, méthodes, durées).
  
   Exemple : si un apprenant a des difficultés en compréhension écrite, il faut démontrer que les supports lui ont été adaptés (fichiers audio, vidéos explicatives, coaching individuel, etc.), avec des preuves concrètes dans le dossier.
• Indicateur 21 : Compétences des intervenants
  
   → La mise à jour des compétences doit être tracée, par exemple via un plan de développement des compétences, formations suivies, auto-évaluations.
  
  Exemple : un formateur en bureautique devra justifier avoir suivi une mise à jour sur la dernière version de Microsoft Excel, avec attestation ou contenu suivi.
• Indicateur 30 : Traitement des réclamations
  
   → L’absence de réclamations ne suffit plus : il faut démontrer l’existence d’un processus actif et connu des bénéficiaires.
  
  Exemple : présence d’un formulaire de réclamation accessible dans l’espace apprenant, avec explication claire dès la réunion d’accueil ou dans le livret d’accueil.
• Accessibilité (Indicateur 26)
  
   → Les attentes sont renforcées sur les dispositifs concrets mis en place pour accueillir les publics en situation de handicap.
  
  Exemples : accessibilité des locaux, sous-titrage des vidéos, logiciel de lecture vocale, contact référent handicap identifié dans tous les supports.

2. La sous-traitance encadrée beaucoup plus strictement

Depuis le printemps 2025, les règles de sous-traitance ont été renforcées :

Toute formation réalisée en tout ou partie par un sous-traitant doit faire l’objet :

• d’un contrat clair, mentionnant les rôles et responsabilités,
• d’une vérification de conformité Qualiopi du sous-traitant (attestation, preuve d’audit…),
• d’un suivi qualité (évaluations, supervision, preuves d’intervention).

Nouveauté importante :

Depuis avril 2025, les sous-traitants intervenant dans des actions financées par le CPF doivent être eux-mêmes certifiés Qualiopi, sauf exception très encadrée.

Conséquence :

Les organismes doivent revoir leurs contrats de prestation, créer une procédure de validation qualité des partenaires et archiver toutes les preuves.

Exemple : une fiche de contrôle qualité spécifique peut être créée pour chaque sous-traitant, avec vérification annuelle et stockage des attestations sur un drive dédié

3. Le Passeport Prévention devient obligatoire pour les formations SST

Depuis le 28 avril 2025, toutes les formations en santé et sécurité au travail (SST) doivent obligatoirement être enregistrées dans le Passeport Prévention. Cette obligation s’inscrit dans la logique de traçabilité imposée par Qualiopi.

Les changements causés :

Les OF doivent :

• S’assurer que leurs outils de gestion permettent l’enregistrement automatique,
• Sensibiliser les équipes à cette nouveauté,
• Fournir des attestations formatées compatibles.

Exemple : l’attestation de fin de formation SST devra contenir des mentions obligatoires (durée, compétences acquises, code RNCP/RS le cas échéant) et être transmise en format numérique.

4. Surveillance de l’usage de l’IA dans les formations

Les évolutions européennes autour du règlement IA (IA Act) commencent à se traduire dans l’univers de la formation professionnelle.

Les organismes qui utilisent des outils d’intelligence artificielle pour :

• adapter les parcours,
• évaluer les stagiaires,
• suivre la progression…

… doivent désormais :

• documenter les outils utilisés,
• démontrer une supervision humaine,
• garantir la protection des données personnelles.

Changements causés :

Même si l’IA n’est pas encore formellement auditée dans le référentiel, elle devient un point de vigilance indirect. Les OF doivent être transparents et prudents dans leur usage.

Exemple : si un LMS (Learning Management System) utilise l’IA pour proposer des modules adaptés automatiquement, l’OF devra pouvoir expliquer ce fonctionnement, fournir une note de cadrage interne, et prouver que des formateurs valident ou ajustent les recommandations.

5. Évolutions sur les financements publics

Plusieurs ajustements liés aux financements CPF et OPCO sont en cours d’application depuis début 2025 :

• Les formations à distance dont la part dépasse 80 % peuvent voir leur prise en charge diminuée de 20 %.
  
   Exemple : un parcours 100 % en visio sur 3 jours risque d’être moins bien financé qu’un parcours hybride ou en présentiel partiel.
• Les formations de niveau Bac+3 et plus nécessitent désormais une participation financière obligatoire de l’entreprise bénéficiaire.
  
  Cela vise à responsabiliser les entreprises sur les parcours de haut niveau (type management, data, cybersécurité…).
• Les contrôles de France Compétences sont renforcés, avec un recadrage des organismes peu performants sur la qualité de leurs résultats.
  
  Exemple : un OF dont les taux de retour à l’emploi sont faibles devra justifier ses méthodes pédagogiques, partenariats, et accompagnements post-formation.

En résumé : les points de vigilance à retenir

Conclusion

En 2025, Qualiopi devient plus qu’un label qualité : c’est un véritable système de pilotage et de responsabilisation pour les organismes de formation.

Entre renforcement des audits, encadrement de la sous-traitance, et nouvelles obligations de traçabilité (IA, Passeport Prévention, RNCP), chaque organisme doit professionnaliser sa démarche qualité pour continuer à bénéficier des financements publics et privés.

Les changements causés :